紙と電子メール、どちらが効率的なのか

対象によって意見の分かれるものであると思うが、ここでは「回覧」をターゲットとする。いや、半ば愚痴のようなものだけれど。

そこは、メンバーへ周知する方法として回覧を採用していた。人数の多いところでは、訃報のように急ぐものに対しては掲示も併用していた。伝達事項は中央部から紙を媒体として届いていたので、当時としてはそれが最適な方法だったと思う。

そして、今。伝達事項の大半は、各グループの事務さんへ電子メールで届いているようだ。かつてはFAXでやりとりされていたであろうものも添付ファイルで届いている様子。私の所属するグループの事務さんは、自分の所に届いたそれらを、印刷して回覧してくれる。厚みのある回覧の中に、電子メールを印刷したものが大量にあるのを見ると、私は力が抜けてしまう。

電子メールで来たものは転送し、オリジナルが紙のものだけを回覧すれば良いのではないかと思うのだ。その方がタイムラグもないだろう。時々、締め切りの過ぎた回覧を見かけて、一瞬目を疑うのだ。もっとも、それで痛い思いをしたことはないけれど、締め切りが緊迫するほどに間近で慌てたということなら経験している。

電子メールだと見ないけれど、紙でまわってくれば見るという人もいるのかも知れない。しかし、連絡事項に目を通すのは義務なのだから、そのような人の心配をする必要はないと思う。私自身について言えば、紙であっても自分に関係が無いと思えば、軽く斜め読みする程度で飛ばしているし、それが電子メールになっても変わらない。逆に、詳しく読まなくても、見出し＋α程度の情報は媒体に関わらず必ず見ている。

さらに「回覧」の持つ大切な要素として「出来るだけ早く周知する」ことがあると思う。だからこそ、えっちらおっちらと回すのではなくて、メールの方が適切だと思う。

職場で椅子に根の生えた状態の者の言い訳としては更に、電子メールは保存しておけばすぐに探すことが出来るけれど、紙の回覧は保存しているファイルを見に他の部屋へ行かなければならない、ということがある。大した手間ではないけれど少しだけ面倒。

いやいや、それともやはり、紙で回覧するべきなのだろうか。

というか、こんなことをあれこれ言っている時点で、かなりの時代遅れですよね・・・。

さて、どうしよう

他にも、電子メールで済ませれば良さそうなのに・・・と思う事務的な作業はあって、以前に「それはメールで良いですよ」のようなことを事務さんに言ってみたけれど変わらず、そして私はその事務さんに嫌われてしまったようだ。言い方がまずかったのかなあ。その方はPCに関する諸々を苦手に思っているようではあるし、その方なりの仕事のやり方を頑なに持っているようなのだけれど…*1。

なので、今ものすごく気になっている回覧の件については言い出せずにいる。

*1:他の方に尋ねてみたら私と同じ意見を皆さんお持ちではあったけれど。